Les données RH figurent parmi les plus encadrées
Still RH traite au quotidien des données de candidats et de salariés : CV, comptes rendus d'entretien, informations d'embauche. C'est l'un des domaines les plus encadrés par le RGPD, parce que les personnes concernées sont dans une relation déséquilibrée et que certaines informations touchent à la vie privée.
Le métier s'appuie aussi sur des outils spécialisés, ATS, jobboards et tests en ligne, qui hébergent des données de candidats. Chacun de ces maillons appelle un cadre clair sur l'information des personnes et la répartition des responsabilités.
L'enjeu clé
Dans le recrutement, la donnée a un cycle de vie exigeant : la réglementation encadre la durée de conservation des candidatures et l'information due à chaque personne. Structurer ce cycle est un sujet clé du métier.
Les enjeux du secteur :
- Conservation des candidatures : fixer des durées adaptées pour les CV et les profils selon la suite donnée au recrutement.
- Information des personnes : informer candidats et salariés de l'usage de leurs données, au bon moment du parcours.
- Données d'entretien : cadrer les informations recueillies en entretien pour s'en tenir à ce qui sert la décision.
- Outils de recrutement : formaliser le rôle des ATS et jobboards qui traitent les données pour le compte de Still RH.
Cadrer le cycle de vie des candidatures
Nous avons suivi le parcours d'une donnée RH de bout en bout : depuis la réception d'une candidature jusqu'à son effacement, en passant par l'embauche et la gestion des salariés. Cela a permis de poser des règles claires à chaque étape.
L'accompagnement a couvert :
- Durées de conservation : des règles nettes pour les candidatures retenues, non retenues et les viviers, avec purge à l'échéance.
- Information des personnes : mentions dédiées aux candidats et aux salariés, remises au bon moment du parcours.
- Cadrage des sous-traitants : revue des contrats avec les éditeurs d'ATS et les jobboards, et clauses de protection des données.
- Bonnes pratiques d'entretien : repères pour concentrer la collecte sur les informations utiles à la décision.
Du parcours candidat aux règles appliquées
Cartographie RH
Reconstitution du parcours des données, du dépôt de candidature à la vie du contrat de travail, avec les outils utilisés à chaque étape.
Fixation des durées
Définition des durées de conservation par type de dossier et des modalités de suppression ou de mise en vivier.
Information et contrats
Rédaction des mentions destinées aux candidats et salariés, et cadrage contractuel des ATS et jobboards.
Appropriation par l'équipe
Points de repère remis aux recruteurs pour appliquer les règles au fil des entretiens et du sourcing.
Un recrutement conforme sans alourdir le travail des équipes
Les durées de conservation des candidatures sont définies et justifiées pour chaque type de dossier, comme l'exige le cycle de vie d'une donnée RH. Les candidats et les salariés sont informés clairement, et les outils de recrutement sont encadrés par des contrats à jour.
Les bénéfices constatés :
- Viviers maîtrisés : chaque profil dispose d'une durée de conservation et d'un usage défini.
- Relation de confiance : une information transparente renforce l'image auprès des candidats, un atout dans un marché tendu.
- Sous-traitants sous contrôle : les responsabilités entre Still RH et ses outils sont écrites noir sur blanc.
Livrables remis :
- Cartographie du parcours des données candidats et salariés
- Politique de durées de conservation des candidatures et des viviers
- Mentions d'information dédiées aux candidats et aux salariés
- Clauses et contrats de sous-traitance pour ATS et jobboards
- Guide de bonnes pratiques pour les entretiens de recrutement
Le recrutement, un terrain suivi de près
Le recrutement est l'un des terrains les plus suivis par la CNIL. La durée de conservation des candidatures et l'information des personnes y sont des points d'attention réguliers, que l'on gagne à structurer en amont.
Structurer le sujet permet de :
- Conservation justifiée : garder un CV suppose une durée et une raison définies à l'avance.
- Information due : chaque personne sait ce qu'on fait de ses données, dès le premier contact.
- Image employeur : un traitement respectueux des données joue en faveur de l'attractivité.
À retenir
En RH, la conformité tient à deux réflexes simples : conserver le temps utile et informer clairement les personnes, dès l'entrée dans le processus.
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