Logiciel RGPD : comment gérer votre conformité facilement ?

Chaque fonction d'un logiciel répond à une obligation du règlement. Le tableau les met en regard : il peut servir de grille pour évaluer un outil, quel qu'il soit.

Le registre est la fonction la plus recherchée par les entreprises qui entament leur démarche. Le règlement fixe ce qu'il doit contenir : l'identité du responsable de traitement, les finalités, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les transferts hors de l'Union européenne, les délais d'effacement et une description des mesures de sécurité. La base légale n'en fait pas partie. La CNIL suggère de l'y ajouter, avec les autres informations dues aux personnes, pour que le registre serve aussi à rédiger les mentions d'information.

L'obligation concerne tous les organismes qui traitent des données personnelles, quelle que soit leur taille. Les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d'une dérogation limitée : elles n'inscrivent au registre que les traitements non occasionnels, comme la paie ou la gestion des clients, ceux qui présentent un risque et ceux qui portent sur des données sensibles. La CNIL détaille ces règles dans sa page sur le registre des activités de traitement.

Le logiciel de RGPD Start structure chaque traitement selon ces rubriques, y ajoute la base légale et alerte lorsqu'une mise à jour est nécessaire. Il centralise aussi les autres éléments du pilotage de la conformité RGPD : analyses d'impact, violations de données, demandes d'exercice des droits, contrats de sous-traitance, documents légaux et reporting d'avancement.

Oui, dans certains cas. Le règlement n'impose aucun outil : il demande seulement que le registre soit écrit, sur papier ou sous forme électronique. La CNIL publie un modèle de registre, un tableur prévu pour les besoins les plus courants des petites structures : TPE, PME, associations, petites collectivités. Elle diffuse aussi PIA, un logiciel libre pour conduire les analyses d'impact.

Ces outils suffisent quand les traitements sont peu nombreux, classiques, et qu'une personne sait les qualifier. Leur limite tient à ce qu'ils ne font pas : un tableur ne relie pas le registre aux contrats de sous-traitance, aux violations ou aux demandes des personnes, et il ne vérifie rien.

Les entreprises qui nous rejoignent après avoir tenu leur registre seules, dans un tableur ou dans un logiciel, nous décrivent le même résultat : des fiches trop peu détaillées, qui les protègent mal, difficiles à lire, sans explication, et sans lien avec les autres obligations du règlement. Beaucoup de travail pour peu de résultat, disent-elles.

La plupart des logiciels RGPD sont des outils en libre-service : l'entreprise s'abonne, remplit des formulaires et gère sa conformité seule. Ce modèle convient aux organisations qui disposent d'une équipe juridique interne compétente. Pour les autres, PME, ETI et structures sans DPO interne, il donne l'impression d'avancer sans garantir que les décisions prises sont juridiquement correctes. RGPD Start a construit son logiciel sur le principe inverse : la plateforme est l'outil de travail de la juriste dédiée, pas un substitut à son expertise. Vous accédez à votre espace personnel et elle au sien. C'est ce qui fait de l'ensemble une solution RGPD complète, qui associe technologie et expertise humaine dans un seul dispositif.

En pratique, vous faites peu de choses seul dans la plateforme. Votre juriste vous accompagne à chaque étape, et seules quelques actions simples se font en autonomie. Vous consultez en revanche à tout moment l'état de votre conformité, dans des tableaux de bord. L'intelligence artificielle intégrée à la plateforme simplifie la collecte d'informations et accélère les tâches répétitives, sans remplacer le regard de la juriste.

La plateforme tient aussi un registre des sous-traitants : chaque prestataire qui traite des données pour votre compte est qualifié, ses contrats sont vérifiés et les renouvellements font l'objet d'une alerte. Les incidents suivent la même logique. Lorsqu'une violation de données est déclarée, la juriste l'analyse et décide s'il faut la notifier à la CNIL, dans le délai de 72 heures prévu par le règlement. Un DPO RGPD externalisé s'appuie sur ces fonctions pour assurer le suivi de chaque client.

La protection des données n'est plus le seul texte qui s'impose aux entreprises qui traitent de l'information. Le règlement européen sur l'intelligence artificielle ajoute ses propres obligations, avec son calendrier et ses catégories de risque. Piloter ces deux réglementations dans des outils séparés revient à tenir deux fois le même inventaire, avec deux fois plus d'occasions de le laisser vieillir.

Un logiciel de conformité réglementaire traite le problème à sa racine : un seul inventaire des traitements, sur lequel viennent se greffer les obligations de chaque texte. Un traitement qui mobilise un système d'IA relève à la fois du RGPD et de l'IA Act. Il apparaît une fois, porte les deux séries d'exigences et se met à jour une fois.

La plateforme RGPD Start est construite sur ce principe. Elle centralise les registres, les violations, les sous-traitants, la documentation et les plans d'action, et produit automatiquement les preuves associées. Le périmètre couvre le RGPD et le règlement sur l'IA, articulés dans une seule démarche : c'est l'objet de notre approche croisée RGPD et intelligence artificielle.

Cette logique a une conséquence pratique. Quand un texte évolue, la mise à jour porte sur les obligations, pas sur l'inventaire : vos traitements restent décrits une seule fois, et c'est la grille d'analyse qui se déplace. Vos équipes n'ont pas à ressaisir ce qui existe déjà.

Sept questions permettent de comparer des outils.

1. Qui vérifie ce que vous saisissez ? Un outil en libre-service enregistre vos réponses, il ne les corrige pas. Demandez si un juriste relit les fiches, et à quel moment.
2. Quelles obligations sont couvertes ? Reprenez le tableau plus haut : registre, sous-traitants, violations, demandes des personnes, analyses d'impact, preuves.
3. Les fonctions sont-elles reliées entre elles ? Un sous-traitant doit apparaître dans les traitements auxquels il participe, une violation dans le traitement qu'elle touche.
4. Un non-juriste comprend-il ce qu'il lit ? Le registre sera consulté par vos équipes, pas seulement par un spécialiste.
5. Combien de temps l'outil demande-t-il à vos équipes ? C'est la question que les entreprises nous posent le plus souvent avant de s'engager.
6. Comment produire une preuve ? Vérifiez que le registre et les documents s'exportent, pour répondre à un client, à un appel d'offres ou à la CNIL.
7. Où sont hébergées les données ? La plateforme RGPD Start est hébergée en France.

Pour comparer des éditeurs, nos comparatifs présentent plusieurs logiciels face à RGPD Start, avec ce que chacun inclut et le profil auquel il convient : Dastra, Leto, Adequacy et Data Legal Drive.

Les prix vont de quelques dizaines à plusieurs centaines d'euros par mois, parce qu'ils ne paient pas la même chose. IZIRO, un logiciel utilisé seul, démarre à 28 € HT par mois, d'après les prix publics relevés dans notre comparatif avec IZIRO. RGPD Start démarre à 399 € HT par mois pour une entreprise de 15 à 49 salariés, et à 599 € HT par mois de 50 à 100 salariés. Ce forfait comprend le logiciel et l'accompagnement par la juriste qui l'utilise avec vous. Au-delà de 100 salariés, l'offre est sur devis. Le détail figure sur la page tarifs.

Nous présentons rarement le logiciel seul, en démonstration. Le premier échange est un audit gratuit, et la plateforme vous est présentée pendant l'onboarding. Si vous souhaitez la voir avant, il suffit de le demander.

Sans logiciel, la conformité repose sur des fichiers Excel, des courriels et des relances manuelles. C'est la situation que nous rencontrons chez les entreprises qui ont commencé seules : l'information existe, mais elle est répartie en plusieurs endroits et personne ne peut la présenter d'un bloc. Avec une plateforme, chaque action est documentée, chaque décision est tracée et chaque preuve est conservée dans un coffre-fort sécurisé. Le reporting d'avancement est généré automatiquement.

Le logiciel de RGPD Start comprend un espace de collaboration entre vos équipes et la juriste dédiée. Les questions, les tâches et les validations y passent, ce qui évite de les disperser dans les messageries et garde la trace de chaque échange. Pour une entreprise qui débute, engager une mise en conformité RGPD avec un outil dès le départ évite de reprendre plus tard des pratiques non documentées. Notre solution RGPD réunit plateforme, juriste senior et méthode structurée dans un dispositif unique, là où la plupart des organisations doivent assembler ces briques elles-mêmes.

• Un logiciel RGPD centralise le registre des traitements, le suivi des sous-traitants, les violations de données, les demandes des personnes, les analyses d'impact et les preuves.
• Le registre des traitements exigé par l'article 30 du RGPD décrit les finalités, les catégories de personnes et de données, les destinataires, les transferts hors de l'Union européenne, les délais d'effacement et les mesures de sécurité. La base légale n'en fait pas partie.
• La CNIL fournit gratuitement un modèle de registre et le logiciel PIA, qui peuvent suffire à une petite structure aux traitements courants.
• Un logiciel RGPD n'évalue pas la justesse juridique de ce qui y est saisi : c'est le rôle d'un juriste ou d'un DPO.
• Le logiciel de RGPD Start est utilisé avec une juriste dédiée, à partir de 399 € HT par mois pour une entreprise de 15 à 49 salariés.