Traitement de données : définition
Rédigé et vérifié par Sonia Di Pasqua, DPO sénior
Mis à jour le
En bref
Un traitement de données est toute opération appliquée à des données personnelles, automatisée ou non : collecte, enregistrement, consultation, modification, transmission, conservation ou effacement. La simple consultation d'un fichier est déjà un traitement.
Ce qu'il faut comprendre
Le RGPD donne une liste très large d'opérations : collecte, enregistrement, organisation, structuration, conservation, adaptation, modification, extraction, consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion, rapprochement, interconnexion, limitation, effacement ou destruction. Presque tout ce que l'on fait avec une donnée personnelle est donc un traitement, du formulaire papier rempli à l'accueil jusqu'à la suppression d'un compte en ligne.
En pratique, on raisonne par finalité : un traitement regroupe l'ensemble des opérations qui poursuivent un même objectif, comme la gestion de la paie, le recrutement ou la facturation. C'est cette logique qui structure le registre des traitements, avec une fiche par finalité, et non une fiche par logiciel ou par fichier.
Le RGPD s'applique aux traitements automatisés, mais aussi aux traitements manuels dès lors que les données figurent ou sont destinées à figurer dans un fichier structuré. Un classeur de dossiers rangés par ordre alphabétique est concerné. En revanche, le RGPD ne vise pas les traitements réalisés par un particulier pour un usage strictement personnel ou domestique, comme son carnet d'adresses privé.
Erreur fréquente : penser qu'il n'y a traitement que si l'on exploite activement les données. Le simple stockage d'anciens CV dans une boîte e-mail, ou leur destruction, sont aussi des traitements soumis aux règles du RGPD, notamment en matière de durée de conservation et de sécurité. Il faut donc recenser aussi les usages informels : exports dans des tableurs, pièces jointes conservées dans les messageries, sauvegardes locales.
Exemple concret
Une mairie gère les inscriptions à la cantine scolaire : formulaire rempli par les parents, saisie dans un logiciel, transmission des listes au prestataire de restauration, facturation, archivage. Toutes ces opérations forment un seul traitement, dont la finalité est la gestion de la restauration scolaire. Il doit figurer au registre de la commune avec sa base légale, ses destinataires et sa durée de conservation.
Textes de référence
- RGPD, art. 4, 2)
- RGPD, art. 2
Le texte intégral du règlement : où lire le RGPD et comment s'y repérer.
