Fichier : définition
Rédigé et vérifié par Sonia Di Pasqua, DPO sénior
Mis à jour le
En bref
Un fichier est, au sens du RGPD, tout ensemble structuré de données personnelles accessibles selon des critères déterminés, qu'il soit centralisé ou réparti entre plusieurs sites, informatique ou sur papier.
Ce qu'il faut comprendre
La notion de fichier sert surtout à délimiter le champ du RGPD pour les traitements manuels. Un traitement automatisé est toujours couvert. Un traitement sur papier l'est dès lors que les données sont contenues ou destinées à figurer dans un fichier, c'est-à-dire classées de façon à retrouver facilement les informations d'une personne : par nom, par date ou par numéro de dossier.
Un classeur de fiches d'adhésion rangées par ordre alphabétique, les dossiers du personnel dans une armoire ou un cahier de rendez-vous organisé par date sont des fichiers. À l'inverse, une note manuscrite isolée et non classée échappe en principe à cette qualification. Peu importe que le fichier soit centralisé ou dispersé entre plusieurs services ou plusieurs sites.
Fichier et traitement ne se confondent pas. Le fichier est le contenant ; le traitement est l'ensemble des opérations réalisées pour une finalité. Erreur fréquente : oublier les archives papier lors d'une mise en conformité, alors qu'elles obéissent aux mêmes règles de sécurité, d'accès et de durée de conservation que les données informatiques.
Exemple concret
Le centre communal d'action sociale d'une petite commune conserve dans une armoire les dossiers des demandeurs d'aide, classés par nom de famille. Bien que rien ne soit informatisé, il s'agit d'un fichier au sens du RGPD. L'armoire doit être fermée à clé, l'accès réservé aux agents habilités, et les dossiers détruits ou archivés à l'issue de la durée de conservation applicable.
Textes de référence
- RGPD, art. 4, 6)
- RGPD, art. 2, 1)
Le texte intégral du règlement : où lire le RGPD et comment s'y repérer.
