Durée de conservation : définition
Rédigé et vérifié par Sonia Di Pasqua, DPO sénior
Mis à jour le
En bref
La durée de conservation est la période pendant laquelle des données personnelles peuvent être gardées sous une forme identifiante. Elle doit être limitée à ce qui est nécessaire à la finalité, puis les données sont supprimées, archivées ou anonymisées.
Ce qu'il faut comprendre
Le RGPD ne fixe pas de durée chiffrée : il pose un principe de limitation. C'est à l'organisme de définir une durée pour chaque finalité, en s'appuyant sur les textes qui en imposent une, comme le Code du travail ou le Code de la santé publique, ou à défaut sur les référentiels et recommandations de la CNIL. La durée figure dans le registre et dans les mentions d'information.
On distingue en pratique trois phases. La base active, pour l'usage courant. L'archivage intermédiaire, avec un accès restreint, lorsque les données doivent être gardées pour une obligation légale ou en cas de contentieux. L'archivage définitif, réservé à certaines données d'intérêt historique, notamment dans le secteur public. À l'issue, les données sont détruites ou anonymisées.
Erreur fréquente : tout garder indéfiniment parce que le stockage ne coûte rien. Une base de prospects jamais purgée, des CV conservés dix ans ou des enregistrements de vidéosurveillance gardés plusieurs mois sont des manquements régulièrement relevés par la CNIL. Prévoyez des purges automatiques plutôt que des nettoyages ponctuels, et vérifiez qu'elles s'appliquent aussi aux sauvegardes.
Exemple concret
Une PME de services recrute régulièrement. Elle fixe la conservation des CV des candidats non retenus à deux ans après le dernier contact, conformément à la recommandation CNIL, sauf opposition du candidat. Son logiciel de recrutement supprime automatiquement les dossiers à l'échéance. Les candidats en sont informés dans l'accusé de réception de leur candidature.
Textes de référence
- RGPD, art. 5.1, e)
- RGPD, art. 13.2, a)
Le texte intégral du règlement : où lire le RGPD et comment s'y repérer.
