Mentions d'information : définition
Rédigé et vérifié par Sonia Di Pasqua, DPO sénior
Mis à jour le
En bref
Les mentions d'information sont les indications que tout organisme doit fournir aux personnes dont il collecte les données : qui les traite, pourquoi, sur quelle base légale, pour combien de temps, avec qui elles sont partagées et quels sont leurs droits.
Ce qu'il faut comprendre
L'obligation d'information découle des articles 13 et 14 du RGPD. Lorsque les données sont collectées directement auprès de la personne, l'information est donnée au moment de la collecte. Lorsqu'elles proviennent d'une autre source, elle doit être fournie dans un délai raisonnable, au plus tard un mois après l'obtention des données, ou lors du premier contact.
Les mentions précisent l'identité du responsable, les coordonnées du DPO s'il y en a un, les finalités et la base légale, l'intérêt légitime poursuivi le cas échéant, les destinataires, les transferts hors Union européenne, la durée de conservation, les droits des personnes, le droit de retirer son consentement et celui d'introduire une réclamation auprès de la CNIL.
L'information doit être concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs. Une pratique courante consiste à superposer deux niveaux : l'essentiel sous le formulaire, le détail dans une politique de confidentialité accessible par un lien. Erreur fréquente : recopier un modèle générique. Les mentions doivent correspondre au traitement réel, notamment pour les durées et les destinataires.
Exemple concret
Une association d'aide à domicile met à jour son bulletin d'adhésion. Sous le formulaire, elle indique que les données servent à gérer l'adhésion et les interventions, sur la base du contrat, qu'elles sont conservées trois ans après la fin de l'adhésion, accessibles aux seuls coordinateurs, et que l'adhérent peut exercer ses droits auprès d'une adresse dédiée ou saisir la CNIL.
Textes de référence
- RGPD, art. 12
- RGPD, art. 13
- RGPD, art. 14
Le texte intégral du règlement : où lire le RGPD et comment s'y repérer.
