Transparence : définition
Rédigé et vérifié par Sonia Di Pasqua, DPO sénior
Mis à jour le
En bref
La transparence est le principe qui oblige l'organisme à informer les personnes de façon concise, compréhensible et facilement accessible sur l'utilisation de leurs données et sur leurs droits, dans un langage clair et simple.
Ce qu'il faut comprendre
La transparence fait partie du premier principe du RGPD : les données doivent être traitées de manière licite, loyale et transparente. Elle se traduit par une information donnée au moment de la collecte, ou dans un délai raisonnable si les données ont été obtenues auprès d'un tiers : identité de l'organisme, finalités, base légale, destinataires, durée de conservation, droits, coordonnées du DPO s'il existe.
Elle concerne aussi la manière de communiquer avec les personnes : réponses aux demandes de droits dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois si nécessaire, information sur une violation de données à haut risque, explication de la logique d'une décision automatisée. Le message doit être adapté au public, en particulier lorsqu'il s'adresse à des enfants ou à des personnes vulnérables.
Erreur fréquente : confondre transparence et volume. Une politique de confidentialité de quinze pages en jargon juridique n'est pas transparente. Mieux vaut une information à plusieurs niveaux : l'essentiel au point de collecte, le détail dans une page dédiée accessible en un clic. Testez vos textes auprès de quelques personnes non spécialistes : si elles ne comprennent pas à quoi servent leurs données, l'information n'est pas assez claire.
Exemple concret
Un EHPAD remet à chaque nouveau résident et à sa famille une fiche d'une page qui explique, en termes simples, quelles données sont recueillies, qui y a accès au sein de l'équipe, combien de temps le dossier est conservé et comment demander une copie. Une version en gros caractères est disponible, et la notice complète est affichée à l'accueil.
Textes de référence
- RGPD, art. 5.1, a)
- RGPD, art. 12
- RGPD, art. 13
Le texte intégral du règlement : où lire le RGPD et comment s'y repérer.
