La recherche d'un exemple mention RGPD arrive quand un formulaire part en ligne ou qu'une caméra est posée. Le RGPD ne fournit aucun texte à recopier : ses articles 12, 13 et 14 imposent une liste d'informations à donner à la personne, et les mentions d'information en sont la traduction concrète. La CNIL publie des exemples de mentions d'information autour d'une société fictive, présentés comme des illustrations à adapter.
Les six exemples ci-dessous sont rédigés pour une entreprise imaginaire, la menuiserie Atelier Rivière. Ils n'ont pas été soumis à la CNIL et ne valent pas validation de sa part.
Que doit contenir une mention d'information RGPD ?
Une mention d'information dit à la personne qui traite ses données, pourquoi, sur quelle base légale, pendant combien de temps, qui les reçoit et comment exercer ses droits. L'article 13 fixe cette liste pour une collecte directe ; l'article 14 y ajoute la source et les catégories des données obtenues d'un tiers ; l'article 12 exige une formulation concise, transparente, compréhensible et aisément accessible.
La CNIL recommande une information à deux niveaux : une mention courte sur le support de collecte, puis un renvoi vers une notice complète. Le texte des articles 12 à 14 est en ligne sur cnil.fr et sur EUR-Lex.
| Information | Niveau 1 (support) | Niveau 2 (notice) |
|---|---|---|
| Identité et coordonnées du responsable | Oui | Oui |
| Finalité | Oui | Oui, détaillée |
| Base légale | Recommandé | Oui |
| Champs obligatoires et conséquences d'un refus | Astérisques | Oui |
| Destinataires, durée de conservation | Si essentiel | Oui |
| Droits, contact, réclamation CNIL | Rappel | Oui, avec les modalités |
| Transfert hors UE, décision automatisée, source | Si déterminant | Le cas échéant |
Exemple 1 : formulaire de contact sur un site web
Niveau 1 avant le bouton d'envoi, niveau 2 dans la politique de confidentialité. Cet exemple mention RGPD couvre une collecte directe fondée sur l'intérêt légitime.
Exemple 2 : formulaire papier (fiche client, bulletin d'inscription)
Sur papier, toutes les mentions figurent sur le document ou dans une notice jointe : un recto verso suffit souvent, avec la durée de conservation et les destinataires au verso.
Exemple 3 : email de prospection B2B
Prospecter un professionnel dont l'adresse vient d'un annuaire est une collecte indirecte : l'article 14 impose d'informer au plus tard lors de la première communication, dans la limite d'un mois après l'obtention des données. Selon la CNIL, chaque sollicitation identifie aussi l'émetteur et permet de refuser simplement et gratuitement de nouveaux envois. L'exemple mention RGPD ci-dessous réunit ces obligations.
Le droit d'opposition doit fonctionner réellement ; la durée de trois ans est un choix de l'entreprise fictive, pas une règle.
Exemple 4 : pied de devis ou de facture
Sur un devis ou une facture, la mention reste brève : le contrat impose déjà la collecte.
Exemple 5 : panneau de vidéosurveillance
Pour les caméras d'un atelier, la CNIL exige des panneaux visibles en permanence portant au minimum un pictogramme de caméra, les finalités, la durée de conservation des images, le nom ou la qualité et le téléphone du responsable ou du DPO, l'existence des droits Informatique et Libertés et le droit de réclamation auprès de la CNIL. Un simple « établissement sous vidéosurveillance » ne suffit pas ; la conservation des images n'excède pas un mois en principe. L'exemple mention RGPD qui suit tient sur un panneau.
Exemple 6 : candidature reçue par un service RH
L'information du candidat figure dans l'annonce, l'accusé de réception ou la page carrière. Le référentiel RH de la CNIL retient, pour la CV-thèque des candidats non retenus, deux ans au plus à compter du dernier contact, sauf opposition. Candidat repéré sur un réseau professionnel : la mention indique en plus la source des données.
À retenir
- Articles 12, 13 et 14 du RGPD : responsable, finalité, base légale, destinataires, durée, droits et réclamation CNIL.
- Deux niveaux : mention courte sur le support, notice complète à côté.
- Collecte indirecte : indiquer la source et informer au premier contact, dans la limite d'un mois.
- Vidéosurveillance : pictogramme, finalités, durée, téléphone, droits et réclamation CNIL sur le panneau.
- Un exemple mention RGPD reste une illustration à vérifier contre le registre des traitements avant affichage.
Définitions utiles
Tout le lexique RGPD- CNILLa CNIL, Commission nationale de l'informatique et des libertés, est l'autorité administrative indépendante chargée en France de veiller à la protection des données personnelles. Elle conseille, contrôle et sanctionne.
- VidéosurveillanceLa vidéosurveillance est l'usage de caméras pour filmer des personnes dans un lieu. Elle constitue un traitement de données personnelles : elle doit poursuivre un but précis comme la sécurité, être proportionnée et faire l'objet d'une information claire des personnes filmées.
- Base légaleLa base légale est le fondement juridique qui autorise un traitement de données personnelles. Le RGPD en prévoit six : consentement, contrat, obligation légale, intérêts vitaux, mission d'intérêt public et intérêt légitime.
- Prospection commercialeLa prospection commerciale est l'envoi de messages destinés à promouvoir des produits, des services ou l'image d'un organisme. Par courriel ou SMS, elle exige en principe le consentement préalable des particuliers, et un droit d'opposition simple pour les professionnels.
- Registre des traitementsLe registre des traitements est le document, tenu par écrit, qui recense l'ensemble des traitements de données personnelles d'un organisme : finalités, catégories de données et de personnes, destinataires, durées de conservation et mesures de sécurité.
- Politique de confidentialitéLa politique de confidentialité est le document, généralement publié sur un site internet, qui explique de manière complète comment un organisme collecte, utilise, partage et protège les données personnelles, et comment exercer ses droits.
